In GASdotto viene implementato un workflow piuttosto comune tra i Gruppi di Acquisto, qui illustrato per sommi capi e con qualche approfondimento affinché possa risultare chiaro sia a chi ha già esperienza in questo ambito che a chi lo sta esplorando per la prima volta.

Utenti

Gli Utenti sono i membri del GAS, coloro che possono manipolarne i contenuti ed avanzare prenotazioni.

Di norma gli utenti di un GAS sono aggiunti, sospesi e rimossi dagli amministratori, ma è possibile anche attivare la funzione per la registrazione pubblica di nuovi utenti.

Ciò che può o non può fare ogni utente (e, conseguentemente, cosa vede o non vede una volta autenticato) dipende dai Ruoli assegnati e dai relativi permessi. Alcuni ruoli sono già definiti di default, ma nel pannello Configurazioni è possibile modificarli o definirne di nuovi. È comunque importante ricordare che i permessi su ogni fornitore (in particolare: aprire e chiudere gli ordini) vanno esplicitati, cioé gli utenti abilitati devono essere manualmente assegnati ai fornitori di competenza. L'utente amministratore (root) può, di default, agire su tutti i fornitori e crearne di nuovi.

Fornitori

I Fornitori sono coloro che forniscono i prodotti al Gruppo di Acquisto.

Ciascuno ha una serie di annotazioni, dei contatti, ed un suo listino di prodotti, ognuno dei quali può a sua volta avere svariati parametri che incidono sul prezzo finale (vedasi la pagina Prodotti) ed ognuno dei quali può essere individualmente abilitato o disabilitato.

Ordini

Gli Ordini sono le attività di acquisto presso uno specifico fornitore.

Sono aperti, chiusi e modificati solo dagli utenti abilitati ad operare sul fornitore in oggetto, e ciascuno vede solo gli ordini di propria competenza. Gli ordini hanno una durata, definita da data di apertura e data di chiusura, entro la quale tutti gli utenti possono sottoporre le loro prenotazioni.

Per ulteriori dettagli, consulta la pagina dedicata.

Prenotazioni

Con le Prenotazioni gli utenti indicano quali prodotti vogliono acquistare, ed in che quantità, nel contesto degli ordini aperti in ogni dato momento.

Ogni utente può intervenire solo sulle sue prenotazioni, a meno che non sia diversamente abilitato per manipolare tutte le prenotazioni per un dato fornitore (funzionalità accessibile da un tab dedicato) oppure quelle dei suoi "amici" (se è stata abilitata la funzione).

Consegne

Le consegne sono una funzione interna degli Ordini, raggiungibile con una tab dedicata. Sono importanti per avere sempre uno stato perfettamente aggiornato della contabilità, in quanto non sempre quanto prenotato coincide con quanto davvero consegnato (e pagato dagli utenti, e dunque pagato ai fornitori). Per ulteriori informazioni su questa fase, si consulti la pagina dedicata

Luoghi di Consegna

Se definiti, dal pannello Configurazioni, i luoghi di consegna permettono di segmentare le prenotazioni di un ordine tra diversi utenti in base appunto a dove si intende far pervenire a loro i prodotti prenotati. Sarà possibile esportare le quantità prenotate per ogni specifico luogo, o anche abilitare alcuni ordini solo a determinati luoghi (e pertanto agli utenti ad esso assegnati).

Questa funzione è utile per i GAS distribuiti geograficamente, con particolari esigenze logistiche. Ai Luoghi di Consegna possono anche essere assegnati dei modificatori, che permettono di agganciare spese o sconti extra per le prenotazioni ivi consegnate.

DES / Multi-GAS

È possibile avere molteplici GAS che interagiscono tra loro su fornitori e ordini. Per maggiori informazioni si consulti la pagina dedicata, qui.