Il pannello degli Ordini permette di aprire, chiudere, modificare e cercare gli ordini del GAS.

Un ordine è definito da un fornitore, una data di apertura, una di chiusura, ed eventualmente una di consegna. Nel periodo tra l'apertura e la chiusura, gli utenti potranno fare le loro prenotazioni (dal pannello Prenotazioni) per i prodotti che desiderano; alla chiusura, il referente potrà revisionare l'ordine nel suo complesso e contattare il fornitore per la consegna della merce.

Ogni ordine può avere diversi parametri configurabili, a seconda delle funzioni abilitate globalmente sulla piattaforma o delle circostanze particolari:

• ogni ordine eredita i modificatori impostati per il relativo fornitore, ed è possibile alternarne il comportamento specificatamente per ogni ordine. Il valore di ciascun modificatore applicato (positivo o negativo che sia) sarà visualizzato al fondo della tabella riassuntiva dell'ordine

• se sono stati definiti dei Luoghi di Consegna, è possibile vincolare l'ordine stesso a uno o più luoghi. In tal caso, solo gli utenti assegnati ai luoghi scelti vedranno l'ordine e potranno parteciparvi

• se l'ordine include prodotti distribuiti in confezioni con un numero fisso di pezzi, si può opzionalmente attivare la funzione per tenere aperto l'ordine anche oltre la data di chiusura ma solo per i prodotti di cui serve arrotondare le quantità per combaciare con la dimensione delle confezioni stesse

Quando l'ordine viene chiuso (automaticamente o impostando manualmente lo stato) è possibile procedere con le consegne. Dopodiché può essere eventualmente messo in stato "Consegnato" (se lo si vuole tenere ancora sotto mano, magari fino a quando non viene conclusa la fase di pagamento al fornitore) ed è raccomandato impostarlo in stato "Archiviato" quando viene interamente concluso; così facendo, l'ordine sparirà dall'elenco della pagina Ordini (che altrimenti tende ad affollarsi nel tempo!) ma potrà comunque sempre essere recuperato usando la funzione di ricerca.

Esportazione

Esistono molteplici opzioni per l'esportazione dell'ordine, in PDF o CSV:

• Dettaglio Consegne: riporta l'elenco dei prodotti ordinati, divisi per utente. Comodo da tenere sottomano durante le consegne di persona più complesse, con numerosi prodotti e numerose persone coinvolte, o da inviare ai fornitori che si occupano del confezionamento delle singole prenotazioni nominali.

  

• Riassunto Prodotti: l'elenco aggregato dei prodotti prenotati, solitamente esportato ed inviato al fornitore per la consegna.

• Tabella Complessiva Prodotti: griglia degli utenti coinvolti nelle prenotazioni e dei relativi prodotti prenotati. Da usare per condurre revisioni avanzate, o anche come strumento di consegna usando l'apposita funzione.

  

Aggregazione

Usando l'apposita funzione accessibile dalla pagina degli Ordini si possono manualmente aggregare gli ordini, per fare in modo che siano visualizzati insieme in fase di prenotazione. Questo semplifica un po' le attività degli utenti, che dunque devono compilare un solo pannello per partecipare a diversi ordini che magari verranno poi consegnati tutti insieme (e sono dunque percepiti come un unico ordine, benché riferito a fornitori diversi).

Ordini Automatici

Usando l'apposita funzione, sempre disponibile in cima alla pagina degli Ordini, è anche possibile impostare l'apertura e la chiusura automatica degli ordini per determinati fornitori, usando la ricorrenza preferita.