In GASdotto, tutti gli utenti e tutti i fornitori hanno un proprio saldo attivo. In particolare, quello dell'utente viene anche chiamato "credito". Il GAS stesso ne ha diversi:

• Saldo Conto Corrente
• Saldo Cassa Contanti
• Saldo GAS
• Saldo Cauzioni

Tutti i saldi vengono alterati a seconda della tipologia dei movimenti contabili che vengono salvati, ciascuno dei quali ha un suo proprio comportamento (anche in virtù del metodo usato: contanti, conto corrente o credito utente). Al momento dell'installazione ne sono predefiniti alcuni, ma possono essere modificati, aggiunti o rimossi dal pannello Contabilità in particolare se si vuole gestire l'intera contabilità del GAS con GASdotto o si vogliono implementare comportamenti speciali per i modificatori.

Tra questi tipi di movimento, alcuni sono considerati essenziali in quanto vanno ad alterare anche altre strutture e relazioni oltre ai saldi.

• Deposito cauzione socio del GAS e Restituzione cauzione socio del GAS, da usare per eventuali cauzioni versate dagli utenti al momento dell'ingresso nel GAS (e restituite al momento dell'uscita). Questi movimenti sono accessibili dal pannello Utenti.
• Versamento della quota annuale da parte di un socio indica, appunto, l'eventuale versamento di una quota annuale. Gli utenti la cui quota annuale è scaduta vengono evidenziati nel pannello Utenti
• Pagamento prenotazione da parte di un socio è l'atto di pagamento di una prenotazione. Al momento della consegna viene visualizzata una finestra che permette di registrare tale versamento, secondo uno dei metodi attivati (contanti, conto corrente o credito utente).
• Pagamento ordine a fornitore è, appunto, il pagamento conclusivo di un ordine.

È caldamente consigliato mantenere sempre aggiornato lo stato dei pagamenti, e dunque agire sulle consegne effettuate e sui pagamenti degli ordini verso i fornitori, affinché l'applicazione provveda automaticamente ad aggiornare il saldo di ogni soggetto coinvolto e possa aiutarti a tenere la situazione contabile sotto controllo.

Dei saldi dei diversi soggetti viene mantenuto uno storico, ed è raccomandato archiviarlo periodicamente (magari alla fine di ogni anno) con l'apposita funzione "Archivia Saldi" del pannello Contabilità in modo da avere sempre dei riferimenti fissi man mano che passa il tempo.

Pagamenti degli Utenti

Data la configurabilità dei tipi di movimento contabile, è possibile adattare GASdotto a diversi scenari.

• Lasciando solo "Contanti" come metodo di pagamento attivo per le prenotazioni, GASdotto tiene traccia solo dei soldi incassati dagli utenti e versati al fornitore.
• Attivando anche il metodo "Credito" si può tracciare l'ammontare totale dovuto da ogni membro, e dunque è possibile:
  • prevedere una "Gestione Cassa": gli utenti ricaricano il proprio credito con versamenti sul conto corrente del GAS oppure, se abilitati dal pannello Configurazioni, con versamenti Satispay, ed il pagamento delle consegne avviene scalando da tale credito;
  • conoscere il totale dovuto da ogni utente accumulato nel tempo, e periodicamente riscuotere il totale. Eventualmente, compilando gli appositi campi, facendosi generare un file SEPA da sottoporre alla propria banca. Lo "Stato Crediti" accessibile dal pannello Contabilità permette di avere una visione completa del saldo corrente di tutti gli utenti.

Deliberatamente in GASdotto non esiste una esplicita funzione per pagare anticipatamente le prenotazioni nel momento in cui vengono fatte, in quanto esistono troppe variabili per poterlo fare in modo corretto (i prodotti consegnati non corrispondono a quelli prenotati; le spese di trasporto sono divise tra i partecipanti, ed il loro importo individuale è calcolabile solo a posteriori; alcuni prodotti vengono consegnati e fatti pagare a peso...). Se si vogliono far pagare le prenotazioni in anticipo è consigliato adottare il meccanismo della Gestione Cassa, invitando gli utenti ad effettuare il proprio versamento prima delle rispettive consegne (con bonifico, o attivando i pagamenti Satispay); eventuali discrepanze tra quanto versato e quanto dovuto resteranno comunque tracciate nel Credito di ciascuno, e compensate con le successive prenotazioni.

Pagamenti ai Fornitori

Ogni fornitore ha un suo saldo, che viene incrementato quando una prenotazione viene consegnata e viene decrementato quando un ordine viene pagato.

Ci sono due modi per gestire i pagamenti degli ordini verso i fornitori:

• registrando semplicemente il pagamento per mezzo dell'apposito pulsante Pagamento nel pannello dell'ordine stesso (in Ordini)
• nel pannello Contabilità, sotto la voce Fatture, è possibile caricare le fatture dei fornitori, cui agganciare uno o più ordini, ed il cui totale (eventualmente scorporato tra imponibile e IVA, se ai prodotti sono state assegnate delle Aliquote IVA) può essere confrontato con quanto effettivamente incassato in fase di consegna. Quando la fattura viene marcata come "Pagata", i relativi ordini sono altrettanto marcati come pagati e dunque archiviati.