In GASdotto viene implementato un workflow piuttosto comune tra i Gruppi di Acquisto, qui illustrato per sommi capi e con qualche approfondimento affinché possa risultare chiaro sia a chi ha già esperienza in questo ambito che a chi lo sta esplorando per la prima volta.

Utenti

Gli Utenti sono i membri del GAS, coloro che possono manipolarne i contenuti ed avanzare prenotazioni.

Ciò che può o non può fare ogni utente (e, conseguentemente, cosa vede o non vede una volta autenticato) dipende dai Ruoli assegnati e dai relativi permessi. Alcuni ruoli sono già definiti di default, ma nel pannello Configurazioni è possibile modificarli o definirne di nuovi. È comunque importante ricordare che i permessi su ogni fornitore (in particolare: aprire e chiudere gli ordini) vanno esplicitati, cioé gli utenti abilitati devono essere manualmente assegnati ai fornitori di competenza. L'utente amministratore (root) può, di default, agire su tutti i fornitori e crearne di nuovi.

Fornitori

I Fornitori sono coloro che forniscono i prodotti al Gruppo di Acquisto.

Ciascuno ha una serie di annotazioni, dei contatti, ed un suo listino di prodotti, ognuno dei quali può a sua volta avere svariati parametri che incidono sul prezzo finale (vedasi la pagina Prodotti) ed ognuno dei quali può essere individualmente abilitato o disabilitato.

Ordini

Gli Ordini sono le attività di acquisto presso uno specifico fornitore.

Sono aperti, chiusi e modificati solo dagli utenti abilitati ad operare sul fornitore in oggetto, e ciascuno vede solo gli ordini di propria competenza. Gli ordini hanno una durata, definita da data di apertura e data di chiusura, entro la quale tutti gli utenti possono sottoporre le loro prenotazioni.

Gli ordini possono anche essere "aggregati", ovvero presentati come se fossero un ordine solo, opzione utile per gli ordini che vengono aperti, chiusi e consegnati nelle stesse date (e dunque percepiti come un'unica attività, benché facciano riferimento a due o più fornitori diversi).

Prenotazioni

Con le Prenotazioni gli utenti indicano quali prodotti vogliono acquistare, ed in che quantità, nel contesto degli ordini aperti in ogni dato momento.

Ogni utente può intervenire solo sulle sue prenotazioni, a meno che non sia diversamente abilitato per manipolare tutte le prenotazioni per un dato fornitore (funzionalità accessibile da un tab dedicato).

Consegne

Le consegne sono una funzione interna degli Ordini, raggiungibile con una tab dedicata. Quando lo stato dell'ordine viene impostato a "Prenotazioni Chiuse" qui appaiono tutte le prenotazioni avanzate dagli utenti ed è pertanto possibile risalire a chi ha prenotato cosa, marcare la prenotazione come "consegnata", e tenere traccia del relativo pagamento.

GASdotto: il gestionale per i Gruppi di Acquisto

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